PRIVACYVERKLARING

1. Algemeen

 

vzw Volley Venus Oostkamp hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. vzw Volley Venus Oostkamp houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:  

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als vzw Volley Venus Oostkamp zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:  

vzw Volley Venus Oostkamp
Zetel: Constant Permekestraat 1, 8020 Oostkamp
E-mailadres: hugo.boeckaerts@volleyoostkamp.be   

1.1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door vzw Volley Venus Oostkamp verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:  

  •  Om te kunnen deelnamen aan de activiteiten van vzw Volley Venus Oostkamp in het kader van de aansluiting van de club bij Volley Vlaanderen, de volleybalfederatie (uitvoering overeenkomst).
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen (gerechtvaardigd belang).
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
  • Het verwerken van financiële gegevens in de boekhouding (wettelijke verplichting).

1.2. Welke gegevens verwerken we?

 Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en/of verwerken voor de doelstellingen uit paragraaf 1.1.:  

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, nationaliteit  

1.3. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties:  

  • Volley Vlaanderen
  • KWVBV (Koninklijk West – Vlaams Volleybalverbond)
  • Gemeente Oostkamp
  • SmartSportsClub 

1.4. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:  

  • het aansluiten van de leden bij Volley Vlaanderen
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
  • het verzorgen van IT – infrastructuur

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.  

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.  

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht is, zoals bvb. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.  

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft (bvb. sponsors). Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.  

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.    

1.5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.  

1.6. Bewaartermijn

vzw Volley Venus Oostkamp bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. vzw Volley Venus Oostkamp verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan nodig.  

1.7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:  

  • Alle personen die namens vzw Volley Venus Oostkamp van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan (bvb. trainers);
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen (bvb. SmartSportsClub);
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

1.8. Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kunt u ons hiervoor contacteren.  

Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan, in de mate van het mogelijke voor de werking van de club) door ons of door één van onze verwerkers.  

Ook heeft u het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.   

1.9. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.  

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.  

1.10. Wijziging privacyverklaring

vzw Volley Venus Oostkamp kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 27/05/2018. 

Versie 1.0